Relazione Annuale Integrata 2021
Al fine di assicurare l’attendibilità, l’accuratezza, l’affidabilità e la tempestività delle informazioni comunicate agli Azionisti e al mercato, Italgas è impegnata a promuovere e mantenere un adeguato sistema di controllo sull’Informativa Societaria (di seguito anche “SCIS”) e sono da intendersi come insieme di tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività di impresa.
In coerenza con la decisione di redigere una Relazione Annuale Integrata che comprenda informazioni sia finanziarie sia non finanziarie, Italgas ha effettuato l’allineamento del proprio sistema di controllo interno anche sulle informazioni di carattere non finanziario.
Il sistema di controllo sull’Informativa Societaria adottato da Italgas e dalle società controllate, è stato definito coerentemente con le previsioni dell’articolo 154-bis del T.U.F. a cui Italgas è tenuta a garantire l’osservanza ed è basato, sotto il profilo metodologico, sul “COSO Framework” (“Internal Control – Integrated Framework”, emesso dal Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), modello di riferimento a livello internazionale per l’istituzione, l’aggiornamento, l’analisi e la valutazione del sistema di controllo per quanto riguarda sia l’informativa finanziaria sia l’informativa non finanziaria.
Il “COSO Framework” di riferimento per Italgas è aggiornato a maggio 2013 ed è l’ultimo disponibile.
La progettazione, l’istituzione e il mantenimento del sistema di controllo sull’Informativa Societaria sono garantiti mediante le attività di scoping, l’individuazione e la valutazione dei rischi e dei controlli (a livello aziendale e di processo, attraverso le attività di risk assessment e di monitoraggio) e i relativi flussi informativi (reporting).
La struttura del sistema di controllo prevede controlli a livello di entità (CELC – Company Entity Level Controls) che operano in maniera trasversale rispetto all’entità di riferimento (gruppo/singola società) e controlli a livello di processo (PLC – Process Level Controls).
I controlli, sia a livello di entità, che di processo, sono oggetto di regolare valutazione (monitoraggio), per verificarne nel tempo l’adeguatezza del disegno e l’effettiva operatività. A tal fine, sono previste attività di monitoraggio di linea, affidate al management responsabile dei processi/attività rilevanti, e attività di monitoraggio indipendente, affidate all’Internal Audit, che opera secondo un piano annuale concordato con il Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari (DP), volto a definire l’ambito e gli obiettivi del proprio intervento attraverso procedure di audit concordate.
Nel corso del 2021 sono stati effettuati tutti i 10 interventi di audit previsti nel Piano di Audit e sono stati predisposti 27 report di monitoraggio: 16 relativi al monitoraggio sessione unica 2020, conclusasi nei primi mesi del 2021, e 11 relativi alla prima sessione 2021, conclusasi a fine 2021.
Nel corso del 2021, nell’ottica della rilevanza delle performance ESG e al fine di garantire una sempre maggiore robustezza del relativo processo di reporting, il sistema di controllo sull’Informativa Societaria è stato integrato anche con le principali aree non finanziarie, tramite la predisposizione di specifiche matrici rischi e relativi controlli e il conseguente aggiornamento delle procedure inerenti i seguenti temi materiali:
Per consentire la valutazione dell’efficacia del sistema di controllo interno e di Gestione dei Rischi, rispetto alle specificità di Italgas e al profilo di rischio assunto, sono presentati periodicamente al Comitato Controllo e Rischi e Operazioni con le Parti Correlate i risultati emersi in relazione all’attività di monitoraggio dei principali rischi e ai relativi piani di gestione.
I risultati sono inoltre utilizzati dalla Funzione Internal Audit per la predisposizione del piano di audit e per l’esecuzione degli interventi di audit in esso contenuti, con l’obiettivo di verificare che il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi sia funzionante e adeguato.
Il controllo sulle presunte violazioni dei principi e norme di condotta delle attività aziendali è infine esercitato anche attraverso l’analisi delle segnalazioni raccolte, anche in forma anonima, mediante i canali previsti dalla procedura Segnalazioni, applicabili a tutte le società del Gruppo.
Nel corso del 2021 sono pervenute 15 segnalazioni, di cui 12 riguardano il sistema di controllo interno, 2 inerenti alla responsabilità amministrativa ex D.Lgs 231/2001 e 1 inerente altre materie (Codice Etico). Al 31 dicembre 2021 tutte le segnalazioni ricevute nell’anno sono state regolarmente processate e chiuse.
| u.m. | 2019 | 2020 | 2021 | |
| Totali segnalazioni ricevute | n. | 7 | 13 | 15 |
| di cui inerenti al sistema di controllo interno | n. | 2 | 12 | 12 |
| di cui inerenti altre materie (Codice Etico, mobbing, furti, security, etc.) | n. | 5 | 0 | 1 |
| di cui inerenti alla responsabilità amministrativa ex D.lgs 231/2001 | n. | 0 | 1 | 2 |
| Segnalazioni chiuse | n. | 6 | 12 | 15 |
| Segnalazioni in corso di esame | n. | 1 | 1 | 0 |
Al fine di promuovere forme di comunicazione e di cooperazione con l’Amministrazione finanziaria basate sul reciproco affidamento, Italgas S.p.A. e Italgas Reti S.p.A. hanno aderito a decorrere dal mese dicembre 2020 al regime di adempimento collaborativo con l’Agenzia delle Entrate (cooperative compliance).
Italgas, in coerenza con un processo evolutivo volto al costante miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi, ha adottato un proprio sistema normativo composto dai seguenti livelli normativi:
All’interno del sistema normativo sono inoltre ricompresi, quale parte integrante dello stesso, i documenti appartenenti ai sistemi di gestione certificati in materia di salute, sicurezza, ambiente, qualità, energia e infine anticorruzione, in ottemperanza alla normativa internazionale ISO (politiche, manuali, procedure e istruzioni operative). Infine, vi sono le circolari normative al fine di disciplinare tematiche specifiche (talora di valenza occasionali). Lo Statuto, il Codice Etico, il Codice di Autodisciplina, il Modello 231 e il sistema di controllo interno sull’Informativa Societaria sono collocati nel quadro di riferimento generale del Sistema Normativo, in quanto, pur essendo strumenti specifici, i principi che li ispirano sono riconosciuti come principi fondanti dei comportamenti del Gruppo Italgas e, quindi, parte del quadro di riferimento generale di tutto il sistema normativo. Tali strumenti normativi si inseriscono nell’ambito di una gestione efficiente dell’attività di direzione e coordinamento svolta da Italgas sulle società controllate e sono oggetto di trasmissione periodica a, e/o di formale adozione da parte dei Consigli di Amministrazione delle società controllate.
